Neretko se susrećemo sa nedovoljnom informisanošću kompanija, prevasnodno mikro kompanija, u vezi sa regulisanjem odnosa sa njihovom eksternom knjigovodstvenom agencijom.
Trebamo imati u vidu da je ovaj odnos regulisan dogovorom, a zatim i ugovorom.
Dogovor kuću gradi i obe strane bi trebalo da se pridržavaju istog, ali se ipak prilikom neslaganja ili nekog inspekcijskog rizika, sve svodi na papir i pisani trag. Zato jasno regulišite odnos ugovorom i navedite koje su to usluge koje knjigovodstvena agencija pruža svom klijentu.
Da bi pokušali izbeći nepravilnosti u odnosu između knjigovodstvene agencije i klijenta, popisali smo neke od problematika koje se često javljaju u njihovoj poslovnoj saradnji i naveli neka rešenja za njihovo otklanjanje.
Prva problematika: Javlja se u tome što je kompanijama natovaren preveliki administrativni i generalno birokratski posao u poslovanju od strane zakonske regulative. Manje kompanije deo tereta pokušavaju preneti na eksterne poslovne partnere i neretko nemaju razumevanje šta je u opisu posla poslovnog saradnika koga su angažovali. Tako, na primer, od knjigovodstvene agencije zahtevaju pravni posao, od agencije za bezbednost i zdravlje na radu zahtevaju protivpožarne usluge, od advokatske kancelarije zahtevaju poreska rešenja, itd. Svakako postoje i knjigovodstvene agencije koje u svom asortimanu usluga imaju pravne i druge vrste usluga, ali to ne znači da takve usluge po pravilu spadaju u domen knjigovodstvenog posla.
Rešenje: Nedvosmisleno definisati ugovorom ili drugim propratnim dokumentom koje poslove sadrži ugovorena knjigovodstvena usluga.
Druga problematika: Javlja se u slučajevima dostupnosti na telefon ili druge kanale komunikacija. Jedan od najčešćih primedbi u praksi na rad sa knjigovodstvenom agencijom je upravo njihova komunikacija i dostupnost. Odnos knjigovodstva i klijenta je donekle zasnovan na dinamičnoj komunikaciji i čestoj razmeni informacija. Međutim ovo je dvosmerna ulica i obe strane imaju treba da jasno predoče koji kanali komunikacije su na raspolaganju, a samim tim i predvide da li je njihova saradnja uopšte moguća usled neusaglašenosti povodom kanala komunikacije i dostupnosti. Neretko se radno vreme agencije i klijenta razlikuje i često klijenti imaju percepciju da mogu pozivati svoju knjigovodstvenu agenciju pre ili posle radnog vremena ili kada oni odluče da će se baviti administrativno-knjigovodstvenim poslovima, a to je najčešće nakon što tokom radnog dana kompletiraju njihove primarne poslove iz njihove delatnosti.
Rešenje: Knjigovodstvena agencija treba biti spremna na dostupnost klijentu i da takav vid posla planira prilikom izrade ponude za njihovu uslugu, kao i da jasno definiše koji su to termini i kanali komunikacije mogući u njihovom poslovanju. Međutim, kada krenemo u drugom smeru, klijent treba imati u vidu radno vreme agencije, koja posluje kao i sve druge kompanije. Jednostavno, ako vi poslujete mimo vašeg definisanog radnog vremena, ne znači da i druga strana tako posluje. Poštujte međusobno definisano radno vreme i dogovorene kanale komunikacije.
Treća problematika: Javlja se u poslovnim greškama, da li u vidu previda u poslovanju ili namernom ignorisanju zakonskih odredbi ili u nekim drugim slučajevima. Kao i sve kompanije, i agencija može imati zaposlene koji nisu dovoljno stručni ili zainteresovani za svoj posao, ali propust menadžmenta agencije da to prepozna na vreme može dovesti do pojave grešaka koje mogu prouzrokovati štetu klijentu, a koji, opravdano, može zahtevati odštetu. Sa druge strane, klijenti često nisu svesni situacije da je agencija posrednik između njih i države, kao i da postoji propisana kolektivna odgovornost u određenim slučajevima neispunjavanja zakonskih odredbi, malverzacija i drugih vidova poslovnih grešaka. Dakle opet potencijalna situacija prouzrokovanja štete, samo ovaj put od strane klijenta prema agenciji. Međutim, agencija ima zakonsku obavezu da sprovede poštovanje određenih zakonskih odredbi od strane klijenta u knjigovodstvenim poslovima i time je u poziciji da zahteva ispunjenje određenih obaveza od strane klijenta.
Rešenje: Agenciji bi bila preporuka da ugovori polisu o osiguranju od profesionalne odgovornosti, za slučaj da se pojavi zahtev klijenta za odštetu, kao i da definiše jasne mehanizme kontrole u naporima da spreči pojavu greške koja bi mogla naneti štetu klijentu. Klijent treba biti svestan da njihove poslovne greške prema agenciji mogu sa sobom povući problematiku kako po njih same, tako i po agenciju. U tom smislu, klijent treba da prati instrukcije koje dobija od agencije po pitanju pripreme dokumentacije, poslovnih transakcija, definisanja knjigovodstvenih procedura, itd. Zato je agencija tu, da definiše i saopšti šta su ispravni knjigovodstveni koraci u poslovanju.
Četvrta problematika: Javlja se prilikom dupliranja aktivnosti za obe strane kojim se nepotrebno troši vreme u poslovanju, a koje bi moglo da se angažuje produktivnije. Često klijenti imaju subjektivni osećaj da previše radnog vremena utroše na knjigovodstvenu administraciju i uopšteno na birokratiju. Sam proces razmene dokumentacije treba da bude efikasan u smislu utroška vremena, kao i da bude fokusiran na automatizaciju, što neretko nije slučaj i nebrojeni radni sati se utroše u ovoj razmeni, a koje bi klijent mogao da utroši za obavljanje svoje primarne delatnosti. Vreme je najznačajniji resurs u poslovanju i njegovo upravljanje treba da bude jedna od glavnih aktivnosti u poslovanju generalno.
Rešenje: Aktivnost se mogu isplanirati tako da se ne dupliraju, ili da način izrade i dostave računovodstvene isprave za poslovnu transakciju bude regulisan na vremenski najefikasniji mogući način, uz maksimalnu automatizaciju i digitalizaciju. Idealno bi bilo da svaki dokument ili evidencija prolazi jedan proces izrade, a dva procesa kontrole (jedan pre slanja agenciji, a drugi od strane agencije). Naravno se ovde podrazumeva da zaposleni koji inicijalno obavlja proces izrade vodi računa o načinu izrade i sadržini računovodstvene isprave. Uvek je bolje da potrošite malo više vremena na neke inicijalne postavke u procesu, da biste kasnije tokom narednog perioda uštedeli na utrošku vremena, iako to možda na prvi pogled tako ne izgleda.
Edukujte se blagovremeno, budite spremni!
Serbian 
English