Da biste utvrdili stvarno stanje vaše imovine potrebno je da izvršite popis imovine. Ovaj, u nekim slučajevima, nimalo kratak i jednostavan proces neretko se ignoriše u kompanijama, i poslodavci su neretko neobavešteni da su u zakonskoj obavezi da obave minimum jedan godišnji popis imovine i obaveza. U nastavku teksta obradićemo nešto više o ovom procesu.
Ko je u obavezi da obavlja popis imovine i obaveza?
Popis obavljaju ona pravna lica koja su u obavezi da vode poslovne knjige. Dakle, primera radi, preduzetnik koji se paušalno oporezuje, nije u obavezi da obavlja popis imovine i obaveza. Izuzetak je preduzetnik koji obavlja delatnost zlatarske radnje, iz razloga što ovakvi preduzetnici imaju obavezu da vode posebne evidencije i da uslađuju njih sa stvarnim stanjem.
Kada se zakonski obavlja popis imovine i obaveza?
Prvi slučaj kada postoji zakonska obaveza obavljanja popisa imovine i obaveza javlja se po osnivanju i otvaranju poslovnih knjiga, kako je članovima 13. i 20. Zakona o računovodstvu propisano.
Drugi slučaj kada postoji zakonska obaveza obavljanja popisa jeste jednom godišnje sa stanjem po popisu na datum bilansa, odnosno finansijskih izveštaja. Ukoliko vodite poslovne knjige po kalendarskom principu, onda bi taj datum bio 31.12. Ovde je opcija ili uraditi popis 31.12. ili najkasnije pre početka poslovanja u narednoj poslovnoj godini.
Pored navedenih slučajeva popisa imovine i obaveza, pravno lice, odnosno preduzetnik vrši popis i usklađivanje stanja i prilikom primopredaje dužnosti računopolagača, promene prodajnih cena proizvoda i robe u maloprodajnom objektu, statusne promene, otvaranja, odnosno zaključenja postupka stečaja i likvidacije pravnog lica, odnosno preduzetnika.
Popis se ne mora vršiti samo u zakonski propisanim slučajevima, već i po potrebi kompanija.
Šta je konkretna suština popisa imovine i obaveza?
Popis imovine i obaveza utvrđuje faktičko stanje imovine i obaveza na osnovu koga se vrše poređenja sa knjigovodstvenim. Utvrđenja odstupanja adekvatno se dokumentuju kroz zapisnike ili pribavljanje dokumentacije koja je propuštena da se izradi u poslovanju, a istovremeno se obavlja i oporezivanje u skladu sa zakonom.
Dakle popisom se obavlja usaglašavanje faktičkog i knjigovodstvenog stanja imovine i obaveza, a na osnovu koga se dalje otvaraju poslovne knjige za narednu poslovnu godinu.
Ko su fizička lica koja mogu da obavljaju zakonski popis imovine i obaveza?
Kod mikro pravnih lica, komisiju za popis imovine i obaveza može obavljati minimum jedno lice.
Kod preostalih pravnih lica, komisiju za popis imovine i obaveza može obavljati minimum dva lica.
Lica koja obavljaju popis mogu biti nezaposleni ili zaposleni kompanije, ali ne mogu biti lica koja rukuju imovinom, odnosno koja su zadužena za imovinu koja se popisuje.
Koja dokumenta se izrađuju u procesu popisa imovine i obaveza?
- Odluka o vršenju popisa i formiranju popisne komisije
- Uputstvo za vršenje popisa komisiji
- Popisne liste
- Izveštaj o izvršenom popisu
- Odluka o usvajanju popisa
Kako to sve izgleda u praksi?
Kao i za sve u poslovanju, bitna je dobra organizacija svih kadrova koji su uključeni u proces popisa. Budući da se tokom vršenja popisa pauzira poslovanje, kompanijama je u interesu da se ovaj proces obavi u što kraćem periodu.
Prvi korak za kompaniju jeste da se donese Odluka o vršenju popisa i formiranju popisne komisije kojom se utvrđuju lica koja će obavljati proces popisa. Ovom Odlukom se definiše i datum početka obavljanja popisa.
Drugi korak za kompaniju jeste da lica koja rukuju imovinom i njihovi neposredni rukovodioci, najkasnije do dana određenog za početak popisa imovine i obaveza izvrše sve neophodne pripreme radi što lakšeg, bržeg i pravilnijeg popisivanja.
Treći korak za kompaniju bi bio da se licima koja obavljaju popis dostavi Uputstvo za vršenje popisa. Ovaj korak može da se radi i u okviru prvog koraka. Uputstvo sadrži smernice i rokove kojih je potrebno da se komisija pridržava u cilju kompletiranja popisa.
Četvrti korak jeste da se licima koja obavljaju popis dostave popisne liste koje po svojoj prirodi čine spisak imovine i obaveza kompanije, ali bez prikazivanja stanja i vrednosti. Na komisiji je da u popisne liste upišu stvarno stanje imovine i svojim potpisom potvrdi kompletiranje procesa fizičkog brojanja i popisivanja imovine i obaveza. Naravno ukoliko se tokom popisa pojave stavke koje nisu na popisnoj listi, iste će se dopisati od strane komisije.
Peti korak jeste da se od strane knjigovodstva, a nakon potpisivanja popisnih lista, komisiji dostavi i knjigovodstveno stanje imovine i obaveza kompanije u vidu količina i cena, da bi se utvrdila eventualna količinska i vrednosna neslaganja kao i uzrok njihovog nastanka. Obaveza utvrđivanja neslaganja neretko se u praksi preusmerava na knjgovodstveno odeljenje. O utvrđenim neslaganjima se obaveštava komisija ukoliko je utvrđivanje neslaganja obavljalo knjigovodstveno odeljenje.
Šesti korak obuhvata sastavljanje Izveštaja o izvršenom popisu od strane komisije koji konstatuje popisne liste kao i neslaganja između knjigovodstvenog i popisanog stanja imovine i obaveza, i to u količinama i vrednostima. Izveštaj se dostavalja organima upravljanja (Direktoru ili Preduzetniku) na usvajanje.
Sedmi korak je i poslednji korak u ovom procesu koji obuhvata donošenje Odluke o usvajanju popisa od strane organa upravljanja kompanijom (Direktor ili Preduzetnik). U ovom koraku se Odluka i Izveštaj o izvršenom popisu, zajedno sa ostalom popisnom dokumentacijom, dostavljaju knjigovodstvu na knjiženje i oporezivanje nastalih neslaganja.
Napomenuli bi da, ukoliko je kompanija obveznik revizije, svu navedenu dokumentaciju dostavlja nezavisnom revizoru po njenom izrađivanju.
Da li postoje zakonski propisane kazne u slučaju da se ne izvrši popis imovine i obaveza?
Nažalost postoje, po Zakonu o računovodstvu, kaznena odredba navodi da se novčanom kaznom od 100.000 do 3.000.000 dinara kazni za privredni prestup pravno lice, ako ne popiše imovinu i obaveze u skladu sa ovim zakonom (članovi 20. i 21.)
Edukujte se blagovremeno, budite spremni!
Serbian 
English