Organizacija dnevnih zadataka

Povećajte svoju efikasnost dobrom organizacijom. Ne samo da ćete izvršavati više zadataka, već ćete njihovom izvršavanju kvalitetnije pristupati. Ovaj tekst se ne odnosi samo na organizaciju poslovnih zadataka, već i privatnih, bilo da je to zamena guma ili kupovina namirnica. Takođe, ovde je objašnjenje o individualnoj organizaciji, a ne na nivou kompanije. O tome ćemo više pisati u drugom tekstu.

Organizacija se obavlja dan ranije ili najkasnije na početku dana. Što ranije, to bolje, ali svi iz iskustva znamo da teško da možemo predvideti šta nas sve može snaći u toku dana. Proces organizovanja ne bi trebao da oduzima dnevno više od 10 – 15 minuta vašeg vremena.

Postoje neki koraci koji bi se mogli izdvojiti u ovom procesu:

1) Zapišite sve zadatke koje imate, ne samo u toku dana, već koji su vam do tog trenutka poznati.

Organizaciju počinjete tako što zadatke zapisujete, apsolutno svaki, da bi imali jasan pregled šta je potrebno uraditi. Obavezno upišete i rok za završetak. Ako ga nema, sami ga izmislite. Zatim procenite vreme trajanja izvršenja zadatka (teško je, ali dajte procenu).

2) Definišite prioritete u dnevnom izvršavanju zadataka

Izaberite neku od metoda za definisanje prioriteta za izvršavanje među zadacima. Postoji veliki broj raznih metoda i potrebno je da sami spoznate koja metoda vam najviše odgovara. U našem slučaju, za sada se najbolje pokazala ABCDE metoda, koju je prezentovao gospodin Brian Tracy. Metoda je donekle jednostavna, organizujte vaše radne zadatke prema prioritetima:

A – Zadaci visokog prioriteta, za koje postoji visok rizik od posledica zbog neizvršenja (pre svega po kompaniju, ali i po vas) ili visoka dobit usled izvršenja
B – Zadaci srednjeg prioriteta, koji su hitni (bliži se rok za izvršavanje), ali je nizak rizik od posledica zbog neizvršenja ili je niska dobit usled izvršenja.
C – Zadaci nižeg prioriteta, koji nisu hitni i nizak je rizik od posledica zbog neizvršenja.
D – Zadaci koje bi trebalo delegirati
E – Zadaci koje bi trebalo eleminisati (jako kratko vreme izvršavanja ili je jednostavno prestala potreba za njima)

3) Izdvojte zadatke koje planirate da uradite taj dan

Shodno prioritetima i predviđenom obimu vremena potrebnog za kompletiranje zadatka, izaberite nekoliko zadataka koje planirate da kompletirate taj dan. Mali savet, nemojte kompletno ispuniti dan zadacima tokom organizacije, upravo iz razloga što će se tokom dana pojaviti neki neočekivani zadaci koji će vas dodatno opteretiti. Dakle ostavite prostora za nepredviđene situacije. U slučaju modela ABCDE, jako je bitno da se dan popuni zadacima iz svake od navedenih kategorija. Logično, zadacima A prioriteta će se primarno posvetiti vreme, zatim zadacima B prioriteta, itd.

Svakako, način organizacije je individualnog karaktera i treba se organizovati na način na koji vama najbolje odgovara, ali sam proces organizacije ne treba ignorisati ukoliko želite da povećate svoju radnu efikasnost.

Zapamtite, uspešni ljudi imaju visok nivo organizacije i bez nje je gotovo nemoguće postići poslovni i privatni rast i sazrevanje.

Edukujte se blagovremeno, budite spremni!