ORGANIZACIJA DNEVNIH ZADATAKA
Povećajte svoju efikasnost dobrom organizacijom. Ne samo da ćete izvršavati više zadataka, već ćete im pristupati kvalitetnije. Ovaj tekst se ne odnosi samo na organizaciju poslovnih obaveza, već i privatnih aktivnosti, poput zamene guma ili kupovine namirnica. Takođe, ovaj tekst se odnosi na individualnu organizaciju, a ne na nivou kompanije.
Organizaciju treba obaviti dan ranije ili najkasnije na početku dana. Što ranije, to bolje, ali iskustvo pokazuje da je teško predvideti šta nas sve može snaći u toku dana. Proces organizovanja ne bi trebalo da oduzima dnevno više od 10 do 15 minuta vašeg vremena.
U ovom procesu mogu se izdvojiti sledeći koraci:
1) Zapišite sve zadatke koji su vam do tog trenutka poznati, a ne samo one koje planirate da završite tog dana.
2) Definišite prioritete u dnevnom izvršavanju zadataka.
3) Izdvojte zadatke koje planirate da uradite taj dan.
1) Zapišite sve zadatke koji su vam do tog trenutka poznati, a ne samo one koje planirate da završite tog dana.
Organizaciju započinjete tako što zapisujete apsolutno svaki zadatak, da bi imali jasan pregled šta je potrebno uraditi. Obavezno upišite i rok za završetak. Ako ga nema, sami ga izmislite. Zatim procenite koliko će vremena biti potrebno za izvršenje zadatka (teško je, ali dajte procenu).
2) Definišite prioritete u dnevnom izvršavanju zadataka
Izaberite jednu od metoda za definisanje prioriteta među zadacima. Postoji veliki broj raznih metoda i potrebno je da sami pronađete metodu koja vam najviše odgovara. U našem slučaju, za sada se najbolje pokazala primena ABCDE metode, koju je prezentovao Brian Tracy. Metoda je donekle jednostavna, organizujte vaše radne zadatke prema prioritetima:
- A – Zadaci visokog prioriteta, za koje postoji visok rizik od posledica zbog neizvršenja (pre svega po kompaniju, ali i po vas) ili ostvaruju ili čije izvršenje donosi najveći efekat.
- B – Zadaci srednjeg prioriteta, koji su hitni (bliži se rok za izvršenje), ali nose nizak rizik od posledica ukoliko ne budu izvršeni.
- C – Zadaci nižeg prioriteta, koji nisu hitni i kod kojih je nizak rizik od posledica zbog neizvršenja.
- D – Zadaci koje bi trebalo delegirati.
- E – Zadaci koje bi trebalo eleminisati (njihovo izvršenje zahteva veoma malo vremena ili je potreba za njima prestala).
3) Izdvojte zadatke koje planirate da uradite taj dan
Na osnovu prioriteta i procenjenog vremena potrebnog za izvršenje zadataka, izaberite nekoliko zadataka koje planirate da kompletirate taj dan. Mali savet: nemojte potpuno popuniti dan zadacima tokom organizacije, upravo iz razloga jer će se tokom dana gotovo sigurno pojaviti neki neočekivani zadaci koji će vas dodatno opteretiti. Dakle ostavite prostora za nepredviđene situacije. U slučaju ABCDE modela, jako je bitno da se dan popuni zadacima iz svake od navedenih kategorija. Logično, najveći deo vremena trebalo bi posvetiti zadacima A prioriteta, zatim zadacima B prioriteta itd.
Način organizacije je individualan i svako treba da pronađe sistem koji mu najviše odgovara, ali sam proces organizacije ne bi trebalo zanemariti ukoliko želite da povećate svoju radnu efiksanost.
Zapamtite: uspešni ljudi imaju visok nivo organizovanosti i bez nje je gotovo nemoguće postići poslovni i privatni razvoj i sazrevanje.
Možda vas zainteresuju još neki stručni tekstovi sa našeg bloga:
