SLUŽBENA PUTOVANJA ZAPOSLENIH
U poslovanju se često pojavljuje potreba da se zaposleni upute na službeno putovanje u zemlji i inostranstvu.
Poslodavci su često u nedoumici šta tačno se može smatrati službenim putem zaposlenog i koje aktivnosti se sprovode za njegovu realizaciju i koji tačno troškovi nastaju.
Službeno putovanje je po svojoj suštini svako obavljanje poslovnih aktivnosti na lokaciji koja nije definisana kao lokacija na kojoj se primarno obavljaju radni zadaci zaposlenog. Pored same lokacije, i priroda radne pozicije zaposlenog se uzima u obzir kada se definiše samoslužbeni put zaposlenog.
Zakon je samo delimično definisao kako se u ovom procesu poslovanja postupa i time otvorio put za poslodavce da sami svojim internim aktima regulišu način ostvarivanja prava i utvrđivanje troškova sa službenog puta.
Kada nastaje službeni put zaposlenog?
Neka radna mesta se nalaze na jednoj fiksnoj lokaciji, druga imaju prirodu posla da zaposleni mora da menja lokacije u svom radu. Tako na primer administrativni radnik po prirodi svog posla ima jednu lokaciju gde obavlja rad, dok građevinski radnik po prirodi svog posla mora da se kreće između gradilišta koji opet mogu biti locirani po celoj državi ili u inostranstvu.
Službeno putovanje podazumeva napuštanje svog definisanog mesta rada (grad) radi odlaska na drugo mesto rada u cilju obavljanja privremenog radnog zadatka, ali samo u slučaju da je priroda njihovog posla takva da ovakva napuštanja nisu u svakodnevnom opisu radnih zadataka.
Takođe, jako je bitno da se službeno putovanje ne poistoveti sa terenskim radom ili čak sa privremenim upućivanjem zaposlenog na rad u inostranstvo.
Koliko može da traje službeni put?
Zakon ne precizira jasno dužinu trajanja službenog putovanja i on može trajati jedan dan ili više dana.
Postoji zakonsko ograničenje prilikom obavljanja službenog putovanja u inostranstvu gde se svako trajanje putovanja duže od 30 dana u kontunitetu smatra upućivanjem zaposlenog na privremeni rad u inostranstvu (dakle nema tretman službenog putovanja). Takođe ukoliko se kumulativno tokom godine nakupi 90 dana boravka u inostranstvu, svaki naredni dani boravka u inostranstvu se smatraju kao upućivanje zaposlenog na privremeni rad u inostranstvu.
Treba i napomenuti da je u javnom sektoru, trajanje službenog puta zakonski definisano, ali ti propisi se ne primenjuju na privatni sektor, osim u slučaju da je internim aktom preduzeća definisano da se u slučaju službenog putovanja zaposlenog primenjuju ista pravila koja su definisana za javni sektor. Dakle i to se može povezati i tako urediti.
Koja dokumentacija se izrađuje na službenom putovanju?
-
- Nalog za službeni put – uručuje se od strane poslodavca zaposlenom, pre otpočinjanja putovanja. Nalog sadrži osnovne podatke o datumima, lokacijama, opisima i drugim informativnim podacima od značaja za upućivanje zaposlenog na službeni put. Takođe, Nalog služi za osnov za podizanje akontativnog iznosa troškova za službeno putovanje sa poslovnog računa poslodavca.
-
- Putni račun – čini sastavni deo dokumenta Naloga za službeni put, ali ovaj segment popunjava i potpisuje zaposleni i predstavlja izveštaj o datumima, vremenima, lokaciji i troškovima sa službenog puta. Putni račun sadrži podatke koji su neophodni za izradu obračuna troškova sa službenog puta i često se uz njega prilaže i specifikacija troškova nastalih na službenom putu.
-
- Obračun sa službenog puta – izrađuje se od strane knjigovodstva poslodavca koji vrše obračun pripadajućih dnevnica i troškova nastalih na putovanju. Potom se utvrđuje da li je zaposleni u obavezi da izvrši povraćaj viška akontativno uplaćenih sredstava ili je poslodavac u obavezi da isplati ostatak dnevnica ili nadoknada troškova sa putovanja.
-
- Svi računi poslovnih troškova – zaposleni je u obavezi da sve troškove adekvatno dokumentuje i da iste dostavi poslodavcu na obračun i knjiženje.
Poslodavac može definisati dodatnu dokumentaciju koja se izrađuje na službenom putovanju ukoliko smatra da je ona potrebna prema internim kompanijskim politikama.
Koji poslovni troškovi nastaju na službenom putovanju?
Svi poslovni troškovi koji su nastali u svrhu obavljanja delatnosti i za potrebu kompletiranja zadataka sa kojim se krenulo na službeni put predstavljaju troškove na službenom putovanju, to su obično troškovi dnevnica, ishrane i prevoza. Troškovi ishrane za ručak i večeru, kao i troškovi prevoza na lokaciji pokriveni dnevnicom za službeno putovanje.
Sve ostale troškove u svrhu obavljanja delatnosti, ukoliko nisu direktno obezbeđeni od strane poslodavca, treba refundirati zaposlenom u visini iznosa priloženih računa.
Naravno, troškovi se mogu plaćati i kompanijskom platnom karticom ili bezgotovinskim platnim prometom, čime se eliminiše potreba za refundiranjem troškova iz razloga što su isti direktno plaćeni sa računa kompanije.
Svi troškovi nastali na službenom putovanju moraju biti dokumentovani. Nedokumentovani troškovi sa službenog putovanja ne mogu se refundirati zaposlenom ili se pokriti isplaćenom akontacijom troškova.
Koliko iznosi dnevnica za službeno putovanje i kako se isplaćuje?
Dnevnice mogu biti isplaćene:
- unapred, akontativno, na osnovu procene iznosa potrebnog da se zaposlenom pre svega obezbedi ishrana na službenom putovanju i prevoz na lokaciji, kao i drugi potencijalni poslovni troškovi
- po povratku sa službenog putovanja nakon što se izvrši obračun troškova nastalih na službenom putovanju, u kom slučaju se utvrđuje iznos po osnovu dnevnica i nadoknade poslovnih troškova koji se isplaćuje zaposlenom. Ukoliko po obračunu zaposlenom pripada manji iznos nego što mu je akontativno isplaćeno, zaposleni je u obavezi da razliku vrati poslodavcu odmah narednog dana, na poslovni račun ili u gotovini kroz blagajnu.
Napomenuli bi da postoje neoporezivi iznosi dnevnica propisani zakonom i ovi iznosi se menjaju, tačnije rastu, na godišnjem nivou počev od 1. Februara tekuće godine. Neoporezive iznose možete pročitati u okviru Zakona o porezu na dohodak građana.
Na razliku između isplaćenog iznosa dnevnica i neoporezivog iznosa dnevnica, plaća se porez na ostale prihode. Preračun u stranoj valuti se vrši najpre u EUR valutu, a zatim i u dinarsku koristeći srednji kurs NBS.
Ostali troškovi nastali u svrhu obavljanja delatnosti oslobođeni su oporezivanja u visini iznosa priloženih računa.
Isplate se mogu vršiti u gotovini kroz blagajnu ili na tekući račun zaposlenog, u dinarskoj ili deviznoj vrednosti. Ukoliko se vrši isplata deviznih vrednosi u dinarskoj valuti, za preračun se koristi srednji kurs NBS na dan isplate deviznih vrednosti.
Da li direktor van radnog odnosa ima pravo na isplatu dnevnice i nadoknadu troškova sa službenog putovanja?
Najpre je potrebno obrazložiti da se prava na isplatu definiše kroz interne akte ili ugovore o radu ili druge ugovore sa fizičkim licima. U teoriji, dnevnice i nadoknada troškova sa službenog putovanja može da se isplati i licima koji nisu zaposleni u kompaniji, ali se naravno ovde dodatno posmatra aspekat oporezivanja koji se razlikuje od slučaja do slučaja.
U konkretnom slučaju, kada se direktoru van radnog odnosa isplaćuju dnevnice i nadoknada troškova sa službenog putovanja, pravo na isplatu se ne dovodi u pitanje ukoliko je definisano aktima ili ugovorom sa direktorom. Međutim treba ispratiti aspekat oporezivanja.
Kao i kod svake isplate fizičkim licima, posmatra se aspekat oporezivanja u vidu poreza i doprinosa.
Obračun poreza na dohodak građana:
Kada se isplaćuje licu koje nije u radnom odnosu, stav 1. člana 85. Zakona o porezu na dobit propisuje da se dohodak fizičkog lica u slučaju kada je angažovan kao član organa uprave pravnog lica smatra drugim (ostalim) prihodima.
Tačkom 6) stavom 6. člana 85. Zakona o porezu na dohodak građana definisano je da se isplate članovima organa uprave pravnih lica u vezi sa delatnošću tih lica koja ih upućuju na put (kompanija) po osnovu službenih putovanja u svrhu obavljanja poslova za domaćeg isplatioca (kompaniju) ne oporezuju porezom na dohodak građana (porez na ostali prihod) najviše do iznosa tih troškova koji su izuzeti od plaćanja poreza na zarade za zaposlene po članu 18. stav 1. tačke 2) do 5) Zakona o porezu na dohodak građana (zakonski neoporezivi iznosi dnevnica i troškova službenih putovanja).
Obračun doprinosa:
Zakonom o doprinosima za obavezno socijalno osiguranje nije jasno definisana kategorija oporezivanja prihoda koje ostvari lice koje je angažovano ugovorom van radnog odnosa. Član 13. propisuje oslobođenje od oporezivanja doprinosima za zaposlene, a rad direktora van radnog odnosa je logično, rad van radnog odnosa (dakle nije zaposleni). Samo tumačenje je prepušteno kompanijama i poreskim organima. Nadamo se da ćemo u budućem periodu uspeti da dobijemo jasnije objašnjenje o tome da li postoji oporezivanje doprinosima za isplate direktoru za službena putovanja u slučaju kada je angažovan za rad van radnog odnosa.
Ovde se može iskoristiti zakonska dvosmislenost i nedorečenost i da se isplate troškovi službenog putovanja direktoru koji nije zasnovao radni odnos bez dodatnog oporezivanja porezom na dohodak građana ili doprinosima za socijalno osiguranje, ali sa napomenom da ovi troškovi ne smeju da premaše iznose koji su definisani kao neoporezivi članom 18. stav 1. tačke 2) do 5) Zakona o porezu na dohodak građana.
Budući da je cela materija još uvek maglovita, a ukoliko želite da se obezbedite od potencijalnih dodatnih plaćanja poreza i doprinosa u slučaju da poreski organi imaju drugačije mišljenje, onda bi svakako savet bio da izbegavate ovakve vrste isplata.
Kontaktirajte nas ukoliko vam je potrebno više informacija na ovu temu ili vam je potreban obračun troškova sa službenog putovanja.
