AKTI PRAVNOG LICA KOJI SE PRIPREMAJU PO OSNOVU ARHIVSKE DELATNOSTI
Zakon koji propisuje ovu delatnost je prisutan dugi niz godina u privredi Republike Srbije, međutim samo sprovođenje nije obavljano efikasno. Kao instrument rešenja ove problematike, Vlada Republike Srbije usvojila je novi Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (dalje: Zakon), kojim su privredi dodali novi teret u poslovanju, a konkretnije privrednim društvima. Bitno je napomenuti da su sva pravna lice u obavezi da postupaju u skladu sa ovim Zakonom, ali istorijski arhivi trenutno obrađuju dokumentaciju privrednih društava. Samo je pitanje vremena kada će preći na obradu dokumentacije i za ostala pravna lica.
Koji su akti privrednog društva koji se pripremaju po osnovu arhivske delatnosti?
Inicijalni akti koji se izrađuju po osnivanju:
- Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
- Pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
- Lista kategorije arhivske građe
Zatim se vodi godišnja Arhivska knjiga u kojoj se evidentira dokumentacija koja se izrađuje u poslovanju, a na osnovu Liste kategorije arhivske građe pravnog lica (koja je odobrena od strane nadležnog Arhiva).
Koja je funkcija navedenih akata?
Funkcija navedenih akata je upravo da se definišu vrste dokumentarnog materijala koji nastaje u poslovanju pravnog lica, a na osnovu kojih se organizuje njihovo arhiviranje i dostupnost. Takođe, u praksi, pravna lica su neretko uništavala dokumentaciju pre prolaska njihovog zakonskog roka za arhivsko čuvanje i na taj način prevremeno uklanjali tragove o poslovnim promenama. Zakon, u teoriji, kroz zakonsku primenu nastoji da upravo spreči neovlašćeno uništavanje dokumentacije, kao i da organizuje dostupnost istorijske dokumentacije o poslovanju pravnog lica.
Postojanje kaznenih odredbi Zakona?
Zakonom su propisane novčane kazne u rasponu od 50.000 RSD do 2.000.000 RSD u slučaju da pravno lice ne poseduje navedene akte, a sve poslovne delatnosti su u obavezi da akte izrade blagovremeno. Postojanjem propisane zakonske kazne, inspektoru u toku kontrole daje pravo (ne i obavezu) da istu izreke u slučaju da pravno lice ne poseduje izrađene navedene akte. Dakle odluka je subjektivnog karaktera.
Naravno, Zakon propisuje i druga dokumenta i obrasce koji su poslodavci dužni da izrađuju u njihovom poslovanju, a u ovom tekstu je akcenat stavljen na interne akte, kao osnovna dokumenta koja poslodavac mora posedovati.
Ko priprema navedene akte?
Sva pravna lica su u obavezi da ih pripreme, bilo da li ih pripremaju samostalno ili za to angažuju advokata ili konsultantsku agenciju.
Istorijski arhiv Beograda trenutno nije u mogućnosti da prihvati nove setove dokumentacije radi provere i odobravanja.
Saopštenja arhiva Beograda možete pratiti putem – https://www.arhiv-beograda.org/rs/
Svakako savetujemo pravna lica da nezavisno od ovog saopštenja, polako pripremaju ovaj set dokumentacije za slanje u nadležni istorijski arhiv, a isto tako i da vode zakonski propisanu godišnju Arhivsku knjigu.
Kontaktirajte nas ukoliko želite više da se informišete na ovu temu ili ukoliko vam je potrebna izrada navedenih akata ili Arhivske knjige.
