SARADNJA KNJIGOVODSTVENE AGENCIJE I KLIJENTA
Saradnja knjigovodstvene agencije i njenog klijenta prilikom vođenja poslovnih knjiga je često vrlo dinamična i ponekad više liči na jedan prijateljski odnos nego na poslovnu saradnju. Usled zakonskih ili nekih drugih stručnih odredbi, kompanijama je nametnuta potreba da angažuju knjigovođu. Jedan deo kompanija ovu obavezu posmatra kao nepotreban trošak u poslovanju i pokušava da uštedi na ovom polju, dok drugi deo kompanija knjigovodstvo prepoznaje kao važnog saradnika i savetnika koji može da im pomogne da svoj biznis drže pod kontrolom ili čak da ga dodatno unapređuju i spremni su da u tu saradnju ulože svoja sredstva. U svakom slučaju, saradnju je potrebno regulisati na najefikasniji mogući način.
Na koji način se reguliše saradnja između knjigovodstvene agencije i klijenta?
Potrebno je imati u vidu da je ovaj odnos regulisan prvenstveno dogovorom, a zatim i ugovorom.
Dogovor kuću gradi i obe strane bi trebalo da se pridržavaju istog, ali se ipak prilikom neslaganja ili nekog inspekcijskog rizika, sve svodi na papir i pisani trag. Zato je potrebno da se saradnja jasno reguliše ugovorom i da se jasno definišu usluge koje knjigovodstvena agencija pruža svom klijentu.
Na šta koje stavke posebno treba obratiti pažnju prilikom uspostavljanja saradnje?
Vođenje poslovnih knjiga predstavlja dinamičan proces koji se odvija između knjigovodstvene agencije i njenog klijenta.
Iako se pod pojmom „vođenja poslovnih knjiga“ podrazumevaju sve radnje preduzete u cilju evidentiranja svih poslovnih transakcija u skladu sa zakonskim regulativama i računovodstvenim standardima, obračuni poreza i doprinosa koji se pojavljuju u poslovanju, vođenje svih propisanih registara i evidencija, kao i izrada i dostavljanje potrebnih izveštaja, praksa je ipak nešto drugačije definisala ovaj proces.
Neretko danas klijenti od knjigovodstva očekuju da budu administrativna podrška, lični bankar, advokat ili čak arhivar. Istovremeno, knjigovodstvene agencije neretko nemaju razumevanja da njihovi klijenti jednostavno nisu dovoljno upućeni u to šta tačno obuhvata proces knjigovodstva i da im je potrebno jasno napomenuti koji poslovi su dogovoreni, kao i šta bi trebalo da spada u domen njihovih usluga. Ovo je jedna neprestana „klackalica“ koja u velikom broju slučajeva rezultira raskidom saradnje.
Jedan od čestih izazova javlja se u tome što je kompanijama natovaren preveliki administrativni i generalno birokratski posao u poslovanju od strane zakonske regulative. Manje kompanije deo tereta pokušavaju da prenesu na eksterne poslovne partnere i neretko nemaju razumevanje šta je u opisu posla poslovnog saradnika koga su angažovali. Tako, na primer, od knjigovodstvene agencije zahtevaju pravni posao, od agencije za bezbednost i zdravlje na radu zahtevaju protivpožarne usluge, od advokatske kancelarije zahtevaju poreska rešenja, itd. Svakako postoje i knjigovodstvene agencije koje u svom asortimanu usluga imaju pravne i druge vrste usluga, ali to ne znači da takve usluge po pravilu spadaju u domen knjigovodstvenog posla.
Kao rešenje se nameće da je potrebno nedvosmisleno definisati ugovorom ili drugim pratećim dokumentom koje poslove sadrži ugovorena knjigovodstvena usluga.
Posebnu pažnju treba obratiti na ugovaranje kanala komunikacije. U praksi, problematika u saradnji se jako često javlja u slučajevima (ne) dostupnosti knjigovodstvene agencije putem telefona ili drugih kanala komunikacije. Dakle, jedna od najčešćih primedbi u praksi na rad sa knjigovodstvenom agencijom je upravo njihova komunikacija i dostupnost. Odnos knjigovodstva i klijenta je donekle zasnovan na dinamičnoj komunikaciji i čestoj razmeni informacija. Međutim, ovo je dvosmerna ulica i obe strane treba jasno da predoče koji kanali komunikacije su na raspolaganju, a samim tim i predvide da li je njihova saradnja uopšte moguća usled neusaglašenosti povodom kanala komunikacije i dostupnosti. Neretko se radno vreme agencije i klijenta razlikuje i često klijenti imaju percepciju da mogu pozivati svoju knjigovodstvenu agenciju pre ili posle radnog vremena ili kada oni odluče da će se baviti administrativno-knjigovodstvenim poslovima, a to je najčešće nakon što tokom radnog dana kompletiraju njihove primarne poslove iz njihove delatnosti.
Jednostavno, zbog prirode saradnje, knjigovodstvena agencija treba da bude spremna na dostupnost klijentu i da takav vid posla planira prilikom izrade ponude za njihovu uslugu, kao i da jasno definiše koji su to termini i kanali komunikacije mogući u njihovom poslovanju. Međutim, kada krenemo u drugom smeru, klijent treba imati u vidu radno vreme agencije, koja posluje kao i sve druge kompanije. Međusobno poštovanje definisanog radnog vremena i dogovorenih kanala komunikacije je od izuzetne važnosti za stvaranje kvalitetne i održive saradnje.
Neretko se u saradnji javljaju i problematike kroz pojave poslovnih grešaka, da li u vidu previda u poslovanju ili namernom ignorisanju zakonskih odredbi ili u nekim drugim slučajevima. Kao i sve kompanije, i agencija može imati zaposlene koji nisu dovoljno stručni ili zainteresovani za svoj posao, ali propust menadžmenta agencije da to prepozna na vreme može dovesti do pojave grešaka koje mogu prouzrokovati štetu klijentu, a koji, opravdano, može zahtevati odštetu. Sa druge strane, klijenti često nisu svesni situacije da je agencija posrednik između njih i države, kao i da postoji propisana kolektivna odgovornost u određenim slučajevima neispunjavanja zakonskih odredbi, malverzacija i drugih vidova poslovnih grešaka. Dakle ponovo postoji potencijalna situacija prouzrokovanja štete, samo ovaj put od strane klijenta prema agenciji. Međutim, agencija ima zakonsku obavezu da sprovede poštovanje određenih zakonskih odredbi od strane klijenta u knjigovodstvenim poslovima i time je u poziciji da zahteva ispunjenje određenih obaveza od strane klijenta.
Još jedan slučaj iz prakse vredan pomena javlja se prilikom dupliranja aktivnosti za obe strane kojim se vreme utrošeno u poslovanju na administraciju nepotrebno uvećava, a koje bi moglo da se angažuje produktivnije. Često klijenti imaju subjektivni osećaj da previše radnog vremena utroše na knjigovodstvenu administraciju i uopšteno na birokratiju. Sam proces razmene dokumentacije treba da bude efikasan u smislu utroška vremena, kao i da bude fokusiran na automatizaciju, što neretko nije slučaj i veliki broj radnih sati se utroši u ovoj razmeni, a koje bi klijent mogao da utroši za obavljanje svoje primarne delatnosti. Vreme je najznačajniji resurs u poslovanju i njegovo upravljanje treba da bude jedna od glavnih aktivnosti u poslovanju generalno.
Šta obuhvata knjigovodstvenu uslugu u praksi?
Usluga zavisi svakako od većeg broja faktora, od delatnosti, pravne forme i veličine firme, do dogovora i potreba kompanije-klijenta.
Praksa je pokazala da vođenje poslovnih knjiga u osnovnom smislu obuhvata one aktivnosti koje su neophodne da bi se kompaniji vodile poslovne knjige od završnog računa do završnog računa, odnosno da bi se izradili godišnji finansijski izveštaji i poreske prijave.
Te aktivnosti obuhvataju vođenje glavnih (glavna knjiga i dnevnik) i pomoćnih (registri zaliha, matična evidencija radnika, itd) evidencija, obračuni ličnih primanja, poreza i doprinosa, knjiženje izvoda i blagajni, knjiženje dokumentacije o prodaji i kupovini, obračun robno-materijalnog, itd.
Kako se definiše cena usluge vođenja poslovnih knjiga?
Cena usluge direktno će zavisiti od obima posla koji knjigovodstvena agencija mora da kompletira da bi klijent sproveo tačno i blagovremeno vođenje poslovnih knjiga.
Na obim posla utiču zakonske odredbe vezane za veličinu kompanije ili delatnost koju obavlja, zatim lični zahtevi koje klijent ima u saradnji sa knjigovodstvenom agencijom, potom način razmene dokumentacije i na kraju vreme koje knjigovodstvena agencija utroši u naporu da od klijenta blagovremeno sve pribavi i usaglasi u skladu sa zakonskim potrebama. Sve ove stavke utiču na cenu usluge vođenja poslovnih knjiga.
Prilikom izrade ponude, knjigovodstvena agencija prikuplja informacije od klijenta radi procene utroška vremena neophodnog za obavljanje usluge. Jako je bitno da se u ovom trenutku definiše bar 95% aktivnosti koje će činiti knjigovodstvenu uslugu, a sve u cilju ugovaranja odgovarajuće cene usluge.
Možda vas zainteresuju još neki stručni tekstovi sa našeg bloga:
